RFP - Definicja

Co to jest RFP? Definicja

RFP (z ang. Request for proposal), czyli prośba o propozycję, inaczej zapytanie ofertowe. Dokument ten wykorzystywany jej przez wiele organizacji zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym do otrzymywania ofert od potencjalnych dostawców usług lub towarów. Forma zapytania będzie zależeć od podmiotu, który wyda takie zapytanie.

Jakie są elementy RFP?

Zapytanie ofertowe RFP powinno składać się z kilku elementów, tak aby usprawnić proces komunikacji pomiędzy zamawiającym a dostawcą: 

• dane zamawiającego,
• opis przedmiotu zamówienia, czyli szczegółowa specyfikacja zamówienia, termin realizacji, warunki płatności,
• dane na temat szacunkowej wartości zamówienia,
• informacja o tym, w jaki sposób złożyć ofertę, określenie terminu i miejsca, w którym można złożyć ofertę,
• określenie kryteriów wyboru oferenta, stosowane wagi punktowe lub procentowe,
• informacja o sposobie powiadomienia o dokonanym wyborze.

Zamawiający ofertę lub usługę wybiera najkorzystniejszą opcję zgodnie z obowiązującymi procedurami w danej organizacji. Kryteria wyboru oferty nie mogą dyskryminować potencjalnych dostawców ani ich faworyzować, czyli powinny być zgodne z zasadą uczciwej konkurencji.

Jakie są formy zapytania ofertowego RFP?

Wymagane jest, aby RFP zostało przesłane do co najmniej trzech dostawców. Zapytanie ofertowe musi przyjąć taką formę, która umożliwia uzyskanie potwierdzenia jego wysłania. Najczęściej są to:

• list polecony,
• e-mail,
• poczta kurierska,
• faks,
• osobiste złożenie RFP u oferenta.

Zobacz nasze pozostałe definicje:

• RRSO,
• Progi podatkowe,
• Mikroprzedsiębiorca,
• KRD,
• Decyzja kredytowa.